Zeiterfassung mit Rechnungsstellung für Freelancer
Stunden erfassen, Pauschalen anlegen, per Klick eine Rechnung daraus machen – ohne Wechsel zwischen Zeiterfassungs-App, Excel und Word. bill-box6 verbindet beides in einem Workflow, damit dir am Monatsende keine Leistung mehr durchrutscht.
Der Workflow im Detail: Erfassen → Auswählen → Exportieren
Drei Schritte, keine Kontextwechsel. Alles bleibt an einem Ort – vom ersten Zeiteintrag bis zur fertigen PDF-Rechnung.
Schritt 1
Erfassen – Stunden oder Pauschale
Wähle das Projekt, trage Datum, Dauer (oder Betrag) und eine kurze Beschreibung ein. Datum ist frei wählbar – auch für gestern oder letzte Woche. Beim Umsatzsteuer-Feld übernimmt bill-box6 den Satz aus den Projekteinstellungen (0 %, 7 %, 19 % oder variabel).
- • Zeiteinträge in Stunden und Minuten
- • Pauschalleistungen mit festem Betrag
- • Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) wird respektiert
Schritt 2
Auswählen – was auf diese Rechnung kommt
Beim Klick auf Rechnung erstellen siehst du alle offenen Zeit- und Pauschaleinträge des Projekts. Du hakst individuell an, was auf diese Rechnung soll. Was du nicht auswählst, bleibt offen und wandert automatisch in die nächste Rechnung.
- • Leistungszeitraum wird automatisch aus den Einträgen vorbelegt
- • Optional: alle Einträge zu einer Sammelposition zusammenfassen
- • Stundenzettel als Anlage auf einer separaten PDF-Seite
Schritt 3
Exportieren – PDF, ZUGFeRD, XRechnung
bill-box6 erzeugt aus deiner Auswahl eine vollständige Rechnung nach § 14 UStG – fortlaufende Nummer, Steuernummer/USt-ID, Umsatzsteuerausweis inklusive. Parallel entstehen ein ZUGFeRD-PDF/A-3 und eine XRechnung-XML. Die abgerechneten Einträge werden markiert und tauchen beim nächsten Mal nicht mehr in der Auswahl auf.
Details zu den E-Rechnungsformaten findest du auf der Seite zur E-Rechnung.
Stunden pro Projekt oder Pauschalleistungen – beides in einem Projekt
Reine Zeiterfassungstools zwingen dich in ein Modell. In der Realität mischt sich das aber: Dieselbe Kundin bekommt vielleicht 12 Stunden Beratung und eine Monatspauschale für Wartung. In bill-box6 ist beides derselbe Vorgang – nur die Position auf der Rechnung sieht anders aus.
Zeiteinträge
Datum, Stunden/Minuten, Beschreibung. Der Betrag berechnet sich aus dem im Projekt hinterlegten Stundensatz. Ideal für Beratung, Entwicklung, laufende Betreuung.
Pauschalleistungen
Datum, fester Betrag, Beschreibung. Kein Stundenzähler, keine Rate-mal-Zeit-Rechnung. Ideal für Werkleistungen, Pakete oder monatliche Retainer.
Warum Zeiterfassung in Tool A und Rechnung in Tool B Geld kostet
Der klassische Freelancer-Workflow sieht so aus: Stunden landen in einer Zeiterfassungs-App oder Excel-Tabelle, am Monatsende wird alles händisch in eine Word-Vorlage übertragen. Das kostet auf drei Wegen Geld:
Vergessene Leistungen
Was am Handy notiert, aber nie in die Tabelle übertragen wurde, taucht auf der Rechnung nicht auf. Ein einzelner vergessener Vor-Ort-Termin oder ein ungeplanter Support-Call kann pro Monat schnell einen dreistelligen Betrag ausmachen.
Übertragungsfehler
Zahlen händisch von der Tabelle in die Word-Vorlage tippen führt zu Tippfehlern, falschen Zwischensummen und inkonsistenten Rechnungsnummern. Jede Korrekturrechnung kostet Zeit und wirkt unprofessionell.
Verlorene Zeit am Monatsende
Der Rechnungslauf wird zum halben Arbeitstag: sortieren, zusammenrechnen, formatieren, PDF exportieren, versenden. Zeit, die nicht abgerechnet wird – also faktisch Verlust.
In bill-box6 ist die Rechnung das automatische Ergebnis deiner Zeiterfassung, kein zweiter Vorgang. Weil jede erfasste Leistung mit einem Projekt verknüpft ist, siehst du jederzeit, was noch abzurechnen ist – und der Rechnungslauf schrumpft auf einen Klick pro Kunde.
So sieht das im Tool aus
Links das Dashboard mit Zeit- und Pauschaleinträgen pro Projekt, rechts das Rechnungsarchiv – zwischen beiden liegt genau ein Klick.
Häufige Fragen zu Zeiterfassung und Rechnungsstellung
Zeit und Rechnung in einem Tool
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