E-Rechnung für Freelancer: XRechnung & ZUGFeRD in Sekunden
Seit 2025 musst du als Unternehmerin oder Unternehmer in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 kommt die Ausstellungspflicht im B2B-Bereich schrittweise dazu. Hier erfährst du kompakt, was das bedeutet – und wie du mit bill-box6 XRechnung und ZUGFeRD ohne Zusatzsoftware erzeugst.
Was heißt E-Rechnungspflicht konkret?
Eine E-Rechnung ist keine PDF-Datei per E-Mail, sondern eine strukturierte, maschinenlesbare Rechnung nach der europäischen Norm EN 16931. Der Zeitplan in Deutschland:
Seit 01.01.2025 – Empfang verpflichtend
Alle Unternehmen (auch Kleinunternehmer und Freelancer) müssen im B2B E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
Ab 2027 – Ausstellung bei > 800.000 € Umsatz
Unternehmen ab dieser Umsatzgrenze müssen B2B-Rechnungen ausschließlich als E-Rechnung ausstellen.
Ab 2028 – Ausstellung für alle B2B-Umsätze
Die Ausstellungspflicht gilt dann grundsätzlich für alle Unternehmen im B2B. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Ausstellungspflicht ausgenommen – empfangen müssen sie E-Rechnungen trotzdem.
Hinweis: Das ist eine Orientierung, keine Rechtsberatung. Für deine konkrete Situation informiere dich im Zweifel bei deinem Steuerberater.
XRechnung oder ZUGFeRD – was ist der Unterschied?
Beide Formate erfüllen EN 16931 und gelten als E-Rechnung. Der Unterschied liegt in der Verpackung.
XRechnung
Reines XML, für Menschen ohne Zusatzsoftware unlesbar. Standard für Rechnungen an Behörden (Bund, Länder, Kommunen). Wird dort meist über spezielle Portale eingereicht.
ZUGFeRD
PDF/A-3, in dem dieselben Rechnungsdaten als XML eingebettet sind. Dein Kunde sieht ein normales PDF, seine Buchhaltungssoftware liest das XML automatisch aus. Ideal für den B2B-Alltag.
Leitweg-ID – kurz erklärt
Die Leitweg-ID ist die Empfängeradresse innerhalb der öffentlichen Verwaltung. Wenn du an eine Behörde per XRechnung fakturierst, teilt sie dir die passende ID mit; sie gehört verpflichtend in die XRechnung. Für private B2B-Kunden brauchst du sie nicht. In bill-box6 hinterlegst du die Leitweg-ID einmal in den Projekteinstellungen – danach steht sie automatisch in jeder XRechnung dieses Projekts.
E-Rechnung mit bill-box6 – ein Klick, beide Formate
Du arbeitest wie gewohnt: Zeiten oder Pauschalleistungen erfassen, Kunde wählen, Rechnung erstellen. bill-box6 legt dir automatisch drei Dateien ins Archiv:
- Standard-PDF für die Versendung an deinen Kunden.
- ZUGFeRD-PDF/A-3 mit eingebetteter XML – für maschinelle Weiterverarbeitung und Langzeitarchivierung.
- XRechnung-XML nach EN 16931 – für Behörden und Empfänger, die reines XML erwarten.
Unsere Beispielrechnungen werden extern mit dem KoSIT-Validator (EN 16931) und mit veraPDF (PDF/A-3) geprüft – denselben Werkzeugen, die auch Behörden einsetzen.
Häufige Fragen zur E-Rechnung
Bereit für die E-Rechnung?
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