Rechnung schreiben als Kleinunternehmer: Pflichtangaben & E-Rechnung
Als Kleinunternehmerin oder Kleinunternehmer weist du keine Umsatzsteuer aus – dafür braucht deine Rechnung ein paar spezielle Angaben. Hier findest du alles, was rein muss, den § 19-UStG-Hinweis mit Formulierungsbeispiel, die häufigsten Fehler und was die E-Rechnungspflicht ab 2025 für dich bedeutet.
Hinweis: Dieser Artikel ist eine Orientierung, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Für Einzelfragen zu deiner Situation wende dich bitte an deinen Steuerberater.
Pflichtangaben auf einer Kleinunternehmer-Rechnung
Auch ohne Umsatzsteuer gilt § 14 UStG für dich. Das heißt: Rechnungen brauchen einen festen Satz an Angaben – nur die USt-Zeilen fallen weg und werden durch den § 19-Hinweis ersetzt.
Vollständiger Name und Anschrift
Von dir als Rechnungssteller und von deiner Kundin bzw. deinem Kunden.
Deine Steuernummer
Die vom Finanzamt vergebene Steuernummer. Eine USt-IdNr. brauchst du nur für steuerfreie EU-Umsätze.
Ausstellungsdatum
Das Datum, an dem du die Rechnung erstellst.
Fortlaufende Rechnungsnummer
Einmalig vergeben, lückenlos und nachvollziehbar.
Leistungsbeschreibung
Menge und Art der gelieferten Leistung – so genau, dass klar wird, was abgerechnet wird.
Leistungszeitraum bzw. Leistungsdatum
Wann die Leistung erbracht wurde. Bei mehreren Tagen: von–bis-Zeitraum.
Nettobetrag = Rechnungsbetrag
Da du keine USt ausweist, ist Netto = Brutto. Es gibt genau eine Summe.
Hinweis auf § 19 UStG
Der Kernsatz, der die Kleinunternehmerregelung erkennbar macht (siehe unten).
Der § 19-UStG-Hinweis – Formulierungsbeispiele
Das Gesetz schreibt keinen wörtlichen Text vor, verlangt aber, dass der Grund für den fehlenden USt-Ausweis eindeutig erkennbar ist. Diese Formulierungen sind üblich und werden von Finanzämtern akzeptiert:
„Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen.“
„Als Kleinunternehmer im Sinne von § 19 Abs. 1 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
„Rechnungsbetrag enthält gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer.“
Der Hinweis gehört sichtbar auf die Rechnung – nicht versteckt im Fußtext. Empfehlung: direkt unter der Summe.
Häufige Fehler – und wie du sie vermeidest
USt trotzdem ausgewiesen
Sobald du „19 %“ oder einen USt-Betrag hinschreibst, schuldest du diese Summe dem Finanzamt – auch wenn du eigentlich Kleinunternehmer bist. Deine Kunden dürfen sie außerdem nicht als Vorsteuer ziehen.
§ 19-Hinweis vergessen
Ohne den Hinweis ist für Finanzamt und Kunde nicht erkennbar, warum keine USt auf der Rechnung steht. Die Rechnung ist dann formal fehlerhaft.
Rechnungsnummern nicht lückenlos
Nummern dürfen sich nicht wiederholen und dürfen keine Lücken haben. Stornierte Rechnungen werden storniert – nicht gelöscht – und die Nummer bleibt vergeben.
Leistungsbeschreibung zu vage
„Beratungsleistung“ reicht nicht. Es muss erkennbar sein, was konkret abgerechnet wurde – z. B. „Konzeption Website Startseite, 6 Std., 12.–14.03.2026“.
Kein Leistungszeitraum
Fehlt das Leistungsdatum oder der -zeitraum, ist die Rechnung formal unvollständig. Bei mehreren Tagen: immer als von–bis angeben.
E-Rechnungspflicht für Kleinunternehmer – empfangen ja, ausstellen nein
Die E-Rechnungspflicht ab 2025 trifft dich als Kleinunternehmer nur zur Hälfte:
Empfangen: ja
Seit dem 1. Januar 2025 musst auch du im B2B E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) empfangen und lesbar archivieren können. Eine E-Mail-Adresse für den Empfang reicht – ein normales PDF-Anzeigeprogramm ist genug, um ZUGFeRD zu lesen.
Ausstellen: nein (Ausnahme)
Kleinunternehmer sind von der Pflicht, selbst E-Rechnungen auszustellen, ausgenommen. Du darfst weiterhin klassische Rechnungen (PDF, Papier) verschicken. Freiwillig als E-Rechnung ausstellen darfst du natürlich trotzdem.
Mehr zu Formaten (XRechnung, ZUGFeRD), Leitweg-ID und Zeitplan findest du auf unserer Seite zur E-Rechnung.
So löst bill-box6 das automatisch
Du aktivierst die Kleinunternehmerregelung einmal in deinen Einstellungen. Ab dann erledigt bill-box6 die Details für dich:
- Rechnungen werden ohne Umsatzsteuer ausgewiesen – Netto = Brutto.
- Der § 19-UStG-Hinweis steht automatisch auf jeder Rechnung.
- Rechnungsnummern werden lückenlos vergeben, Stornos sauber abgebildet (GoBD-konform).
- Leistungszeitraum und Leistungsbeschreibung übernimmt bill-box6 direkt aus deiner Zeiterfassung.
- Freiwillige E-Rechnung: Du bekommst bei Bedarf trotzdem ZUGFeRD/XRechnung mit einem Klick.
Der Starter-Plan ist dauerhaft kostenlos und für Kleinunternehmer meist ausreichend.
Kostenlos startenHäufige Fragen zur Kleinunternehmer-Rechnung
Für verbindliche Antworten auf deine konkrete Situation wende dich bitte an deinen Steuerberater.
Rechnung schreiben – ohne Steuer-Chaos
bill-box6 kümmert sich um Pflichtangaben, § 19-Hinweis und fortlaufende Rechnungsnummern. Du konzentrierst dich auf deine Arbeit.
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